Boas práticas
A coleta deve produzir um registro confiável e não deve gerar filas desnecessárias.
Prepare-se antes da atividade
Abra o evento na interface pública enquanto ainda houver conexão com a internet. Confirme:
- A conta do coletor;
- A autorização para aquele evento;
- O acesso à câmera e à localização, quando solicitado;
- O método que será usado;
- A disponibilidade da lista ou dos dados necessários para trabalhar off-line.
Durante a coleta
Colete a presença no momento definido pela organização, como no início ou no encerramento da atividade.
Confira a identidade da pessoa antes de usar a entrada manual.
Um e-mail, telefone ou documento digitado incorretamente pode registrar a presença para outra pessoa ou criar uma pendência de revisão.
NÃO registre palestrantes ou ministrantes como participantes comuns da própria atividade.
SIM, registre a presença de pessoas que não estão inscritas ou que não pagaram.
A emissão de certificado é decidida pelas regras do evento, não pela exclusão da presença.
Escolha o método adequado
A leitura do crachá é melhor quando há um fluxo grande e contínuo de pessoas, com possível formação de fila.
A chamada oral é melhor quando o número de participantes é pequeno e quando todos já estão reunidos.
A confirmação on-line pelo próprio participante é útil quando a organização consegue divulgar o código apenas no momento correto e quando ela aceita o risco do compartilhamento dele entre os participantes.
A entrada manual é uma alternativa de emergência, não um método principal.
Leia Tipos de coleta de presença.
Trabalho off-line
Uma presença salva no dispositivo ainda não é necessariamente uma presença confirmada no servidor.
Observe a área de sincronização. Antes de encerrar o trabalho:
- Reconecte o dispositivo;
- Envie as pendências;
- Trate os itens que falharam;
- Aguarde a indicação de que tudo foi sincronizado.
Não troque de usuário no mesmo navegador enquanto houver alterações pendentes.
Uma guia anônima pode apagar as presenças off-line quando for fechada. Não a use para coleta sem conexão.
Correções posteriores
Quando alguém alegar presença não registrada, procure evidências compatíveis com a atividade antes de lançar uma correção.
Use a interface administrativa para revisar pendências, corrigir a pessoa identificada ou registrar manualmente um caso confirmado. Preserve o motivo da decisão quando ele for relevante para a auditoria.
Evite papel. Ele só deve ser usado quando nenhum fluxo digital estiver disponível, pois aumenta o risco de perda, duplicidade e erro de transcrição.